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Sauvegarder Réinitialiser Imprimer ÉVALUATION ORGANISATIONNELLE DU SIGNATAIRE D'ENTENTE DE PARRAINAGE (SEP) Page de PROTÉGÉ UNE FOIS REMPLI - B (AVAILABLE IN ENGLISH - IMM 0167 E) Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a besoin des renseignements demandés dans le présent formulaire pour prendre une décision à l’égard du renouvellement de l’entente de parrainage de votre organisation et pour cerner les risques opérationnels relatifs de l’organisation afin de lui assigner un plan de gestion des risques. Avant de remplir le formulaire, lisez le guide de Demande d’Évaluation Organisationnelle IMM 0166 PARTIE I : PROFIL ORGANISATIONNEL 1. INFORMATION SUR L’ORGANISATION SEP NOM DU SEP : ADRESSE POSTALE PRINCIPALE DU SEP (no et rue) : App./unité Numéro Rue VILLE : PROVINCE : CODE POSTAL : NUMÉRO DE TÉLÉPHONE PRINCIPAL DU SEP : ADRESSE DE COURRIEL PRINCIPALE DU SEP : SITE WEB DU SEP : 1.1 ÉTATS FINANCIERS EST-CE QUE DES ÉTATS FINANCIERS ONT ÉTÉ FOURNIS? Oui Non ONT-ILS ÉTÉ PRODUITS AU COURS DES 18 DERNIERS MOIS? Oui Non ONT-ILS ÉTÉ VÉRIFIÉS PAR UN COMPTABLE PROFESSIONNEL AGRÉÉ (CPA)? Oui Non 1.2 STATUTS CONSTITUTIFS L’ORGANISATION EST-ELLE CONSTITUÉE EN SOCIÉTÉ DEPUIS AU MOINS DEUX ANS? Oui Non Remarque : Veuillez joindre à votre formulaire d’évaluation dûment rempli une copie des statuts constitutifs. 2. INFORMATION SUR LE PRÉSIDENT / PRÉSIDENT DU CONSEIL OU CHEF DE LA DIRECTION / DIRECTEUR GÉNÉRAL NOM : TITRE DU POSTE : COURRIEL : TÉLÉPHONE : 2.1 VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS LES DOCUMENTS SUIVANTS ONT-ILS ETE INCLUS POUR CETTE PERSONNE? Preuve de citoyenneté canadienne, de statut d’Indien inscrit ou de statut de résident permanent (RP) Oui Non Vérification du casier judiciaire (mais pas une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables) réalisée dans les six derniers mois Oui Non 3. INFORMATION SUR LA PRINCIPALE PERSONNE-RESSOURCE DU SEP NOM : TITRE DU POSTE : COURRIEL : TÉLÉPHONE :

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer 3.1 VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS LES DOCUMENTS SUIVANTS ONT-ILS ETE INCLUS POUR CETTE PERSONNE? Preuve de citoyenneté canadienne, de statut d’Indien inscrit ou de statut de résident permanent (RP) Oui Non Vérification du casier judiciaire (mais pas une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables) réalisée dans les six derniers mois Oui Non 3.2 FORMATION CETTE PERSONNE A-T-ELLE SUIVI LA FORMATION OBLIGATOIRE DE RENOUVELLEMENT OFFERTE AUX SEP PAR LE PROGRAMME DE FORMATION SUR LE PARRAINAGE PRIVÉ DES RÉFUGIÉS (PFPR)? Oui Non Remarque : Veuillez joindre à votre formulaire d’évaluation dûment rempli une copie du certificat de formation ou le soumettre au plus tard à la date butoir indiquée. 4. INFORMATION POUR CHAQUE PERSONNE HABILITÉE À SIGNER ET À SOUMETTRE DES DEMANDES DE PARRAINAGE NOM : TITRE DU POSTE : COURRIEL : TÉLÉPHONE : 4.1 VERIFICATION DES ANTECEDENTS LES DOCUMENTS SUIVANTS ONT-ILS ETE INCLUS POUR CETTE PERSONNE? Preuve de citoyenneté canadienne, de statut d’Indien inscrit ou de statut de RP Oui Non Vérification du casier judiciaire (mais pas une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables) réalisée dans les six derniers mois Oui Non 4.2 FORMATION CETTE PERSONNE A-T-ELLE SUIVI LA FORMATION OBLIGATOIRE DE RENOUVELLEMENT OFFERTE AUX SEP PAR LE PROGRAMME DE FORMATION SUR LE PARRAINAGE PRIVÉ DES RÉFUGIÉS (PFPR)? Oui Non Remarque : Veuillez joindre à votre formulaire d’évaluation dûment rempli une copie du certificat de formation ou le soumettre au plus tard à la date butoir indiquée. + - PARTIE II – ANALYSE DES RISQUES OPÉRATIONNELS STRUCTURE ET CAPACITÉ ORGANISATIONNELLES Structure organisationnelle 5. Fournissez une description de la structure (officielle et informelle) de l’organisation. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • De quelle façon l’organisation est-elle gouvernée? • Comment le conseil d’administration et les comités (s’il y a lieu) sont-ils structurés? • Quel est le processus de nomination des membres? • Quelle est la relation hiérarchique entre le personnel et le conseil d’administration? 6. Fournissez des détails sur les pratiques de surveillance officielles et informelles de l’organisation. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • Quels types d’activités de surveillance (officielles et informelles) l’organisation mène-t-elle? • Quels mécanismes en place permettent d’assurer la responsabilisation?

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer 7. De quelle façon l’organisation fait-elle preuve de diligence raisonnable à l’égard de son personnel et des bénévoles qui participent à l’établissement des réfugiés? 8. Quels processus officiels ou informels sont en place pour apporter du soutien, offrir une formation et communiquer des renseignements au personnel et aux bénévoles du SEP qui participent à l’établissement des réfugiés? 9. Quelles procédures officielles ou informelles en place permettent d’assurer la planification de la relève et la continuité? Ressources en personnel 10. Démontrez que l’organisation possède les ressources en personnel et la capacité dont elle a besoin pour supporter sa charge de travail en tant que SEP. Votre réponse doit comprendre les renseignements suivants : • Le nombre d’équivalents temps plein (ETP) consacrés aux tâches de l’organisation liées au parrainage (le personnel rémunéré et les bénévoles) : ETP rémunérés : ETP bénévoles : • Décrivez les rôles et responsabilités du personnel (rémunéré ou bénévole) du SEP qui visent à soutenir les activités de parrainage dans chacune des catégories générales suivantes, s’il y a lieu. Pour chaque catégorie, énumérez les activités générales réalisées, le personnel du SEP responsable de chaque activité et le pourcentage estimatif global du temps que le personnel consacre à chacune des activités. Activités administratives : Sélection de cas et préparation/soumission de demandes : Évaluation et formation des groupes constitutifs et des corépondants : Fourniture de soutien direct aux nouveaux arrivants après leur arrivée : Surveillance après l’arrivée : Travail lié à la préparation et au soutien de cas à besoins élevés (p. ex. : dossiers du Programme d’aide conjointe [PAC]), s’il y a lieu AUTRES (veuillez préciser), s’il y a lieu : + - 11. Si votre organisme SEP dépend des ressources de groupes constitutifs, de corépondants ou de partenaires informels (membres de famille ou de la collectivité qui apportent du soutien, mais qui ne sont pas parties au parrainage), expliquez leurs responsabilités et rôles généraux par rapport à ceux du SEP de la manière précisée à la question précédente. Surveillance et coordination géographiques 12. Votre SEP assure-t-il la coordination des parrainages entre les groupes constitutifs, les corépondants, les représentants désignés et/ou les partenaires de parrainage informels dans plus d’une collectivité d’établissement, province ou territoire? Oui Non 13. Dans quelles régions géographiques exercez-vous vos activités?

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer 14. De quelle façon l’organisation assure t elle la gestion/répartition de la charge de travail parmi les régions? 15. Donnez des détails sur les mécanismes officiels et informels de soutien, de formation et d’échange de renseignements mis en place pour toutes les parties dans chaque région géographique desservie par votre SEP. 16. Fournissez des détails sur les mécanismes officiels et informels de soutien, de formation et d’échange d’information mis en place pour le personnel de l’organisation dans toutes les régions qu’elle sert. CAPACITÉ EN MATIÈRE DE FINANCES ET D’ÉTABLISSEMENT ET PLANIFICATION D’URGENCE Disponibilité continue de ressources financières 17. Quels mécanismes en place permettent de veiller à ce que l’organisation possède la capacité financière dont elle a besoin pour remplir ses obligations en matière de parrainage? 18. Quelles sont ses principales sources de financement à cette fin? 19. Comment veillez-vous à ce que ces sources de financement soient durables? Politiques et procédures relatives aux fonds non détenus par les SEP 20. Qui détient les fonds pour vos processus de parrainage – votre organisation en tant que SEP, les groupes constitutifs, les corépondants ou les partenaires informels, ou une combinaison? 21. Quelles sont les pratiques et les structures hiérarchiques en place pour tous les fonds que le SEP ne détient pas (c.-à-d. les fonds détenus par un corépondant, un groupe constitutif ou un partenaire informel)? Planification des mesures d’urgence 22. Quel est le plan d’urgence établi par votre SEP pour s’assurer de disposer des ressources nécessaires dans l’éventualité où une partie au parrainage ne peut plus ou ne veut pas s’acquitter de ses obligations financières et d’établissement envers les réfugiés parrainés, avant l’arrivée des réfugiés ou durant la période de parrainage? Fourniture de mesures de soutien à l’établissement 23. Quelles pratiques officielles et informelles en place permettent de veiller à ce que les services et mesures de soutien à l’établissement nécessaires soient fournis aux nouveaux arrivants? Votre réponse doit comprendre les renseignements suivants : • Comme veillez-vous à ce que les répondants soient conscients des services qu’ils sont tenus de fournir aux nouveaux arrivants (transport, interprétation, logement, inscriptions à l’école, services de garde, etc.)? • Vu le temps qu’il faut consacrer au processus de parrainage, quels systèmes avez-vous mis en place pour vous assurer que vos groupes demeurent disponibles et prêts à recevoir des réfugiés parrainés? • Comment aiguillez-vous les réfugiés vers les services et mesures de soutien offerts par des fournisseurs de services, les services communautaires et les programmes fédéraux/provinciaux essentiels dans la collectivité d’établissement?

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer 24. Si la réinstallation prévue doit avoir lieu dans une région rurale ou éloignée, comment l’organisation veillera t elle à ce que des mesures de soutien soient fournies? 25. Dans le cas de partenariats avec un corépondant ou des groupes constitutifs, de quelle façon l’organisation définit elle les rôles et responsabilités de chaque partie et assure t elle la préparation et la surveillance des mesures de soutien? SURVEILLANCE DES DOSSIERS DE PARRAINAGE ET DES PARTIES PRENANTES PAR L’ORGANISATION Sélection des groupes constitutifs et des corépondants 26. Votre SEP s’associe-t-il officiellement à des groupes constitutifs ou à des corépondants? OUI, le SEP s’associe à des groupes constitutifs ou à des corépondants pour certains ou la totalité des processus de parrainage. NON, le SEP participe directement au parrainage et ne s’associe pas officiellement à des groupes constitutifs ou à des corépondants. 27. Expliquez le processus suivi par votre organisation pour déterminer s’il y a lieu ou non de travailler avec des partenaires de parrainage potentiels (groupes constitutifs et/ou corépondants).? Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • Quels critères servent à évaluer ou à sélectionner les partenaires? • De quelle façon l’organisation s’assure-t-elle que les partenaires éventuels possèdent des ressources financières suffisantes pour le parrainage? • L’organisation tient-elle compte de l’expérience antérieure de partenaires éventuels en matière de parrainage? Fourniture de renseignements et de soutien aux groupes constitutifs et aux corépondants 28.. Expliquez comment votre organisation s’assure que les groupes constitutifs et les corépondants reçoivent en continu les renseignements et le soutien dont ils ont besoin pour s’acquitter des responsabilités liées à leur engagement de parrainage. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • Quel est le plan de formation de l’organisation lorsqu’elle travaille avec des partenaires? • Fournissez-vous de la formation / du soutien à l’interne ou directement aux partenaires? • Recourez-vous à l’aiguillage vers des formations externes pour les partenaires (p. ex. : formations du PFPR)? • Quel est votre calendrier de formation? • Comment, quand et à quelle fréquence l’organisation fournit-elle de • l’information, de l’aide et du soutien? • Quelles autres ressources l’organisation utilise-t-elle (p. ex. le PFPR)? Surveillance des groupes constitutifs et des corépondants 29. Donnez des détails sur la façon dont votre SEP surveillera ses groupes constitutifs et ses corépondants tout au long de la période de parrainage pour s’assurer qu’ils s’acquittent des responsabilités liées à leur engagement de parrainage. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • Méthode de surveillance et de contrôle prévue et fréquence des activités connexes • La méthode diffère-t-elle selon la collectivité d’établissement des nouveaux arrivants (p. ex. : les dossiers dans la collectivité de l’organisation par comparaison à ceux dans d’autres collectivités, y compris dans d’autres provinces)?

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer 30. De quelle façon l’organisation donne t elle suite aux préoccupations soulevées concernant l’inobservation par des groupes constitutifs ou des corépondants de leurs obligations au titre de l’engagement de parrainage? Collaboration avec des partenaires informels 31. Le cas échéant, expliquez comment votre SEP prévoit de travailler avec les partenaires informels qui contribuent à apporter du soutien aux réfugiés parrainés. Il peut s’agir de membres de la famille ou de la communauté qui ne sont pas officiellement reconnus comme parties au parrainage et qui ne figurent pas dans l’engagement de parrainage, mais qui jouent un rôle dans le soutien des nouveaux arrivants. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • la répartition des responsabilités entre les partenaires informels et les parties au parrainage officiellement reconnues; • tout mécanisme de surveillance et de reddition de comptes en place (officiel ou non) pour coordonner les activités et s’assurer que les mesures de soutien sont fournies. 32. Le cas échéant, comment votre SEP prévoit-il de traiter toute préoccupation liée à la prestation d’aide financière ou de soutien à l’établissement par des partenaires informels? Contrôle des dossiers de parrainage 33. Expliquez comment l’organisation surveille ses dossiers de parrainage tout au long de la période de parrainage pour s’assurer que les nouveaux arrivants bénéficient d’un soutien adéquat après leur arrivée. Votre réponse doit comprendre les éléments suivants : • Méthode de contrôle prévue et fréquence des activités connexes • Comment l’information est utilisée • La méthode diffère t elle selon la collectivité d’établissement des nouveaux arrivants (p. ex. : les dossiers dans la collectivité de l’organisation par comparaison à ceux dans d’autres collectivités, y compris dans d’autres provinces)? • Les nouveaux arrivants sont ils informés de la voie par laquelle ils peuvent communiquer leurs préoccupations? 34. Comment l’organisation compte t elle donner suite aux préoccupations soulevées à l’égard de la fourniture des mesures de soutien d’ordre financier ou touchant l’établissement? DÉCLARATION ET SIGNATURE J’atteste avoir fourni des renseignements complets et exacts, au meilleur de mes connaissances. Nom du représentant du SEP qui a rempli le présent modèle Nom Prénom(s) Nom et signature du représentant du SEP habilité à signer et à soumettre des demandes de parrainage : Nom Prénom(s) Signature Date

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Page de Sauvegarder Réinitialiser Imprimer AVIS DE CONFIDENTIALITÉ : Les renseignements que vous avez fournis dans le présent formulaire sont recueillis en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et seront utilisés pour prendre une décision administrative relativement au renouvellement de l’entente du signataire d’entente de parrainage (SEP) de votre organisation et pour procéder à une évaluation des risques opérationnels. Ces renseignements peuvent être transmis à d’autres organismes gouvernementaux canadiens, comme l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), pour une utilisation cohérente de l’information en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements peuvent faire l’objet d’une validation systématique par d’autres institutions gouvernementales canadiennes dans le cadre de l’exécution du Programme de parrainage privé de réfugiés (PPPR). Ces renseignements peuvent également être transmis au Programme de formation sur le parrainage privé des réfugiés (PFPR) et l’association des signataires d’entente de parrainage (Canadian Refugee Sponsorship Agreement Holders Association), pour une utilisation cohérente de l’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Si le formulaire n’est pas dûment rempli, votre demande pourrait ne pas être traitée. La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux particuliers le droit d’accès, de protection et de correction de leurs renseignements personnels. Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont IRCC traite vos renseignements personnels, vous pouvez exercer votre droit de déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. La collecte, l’utilisation, la communication et la consignation de vos renseignements personnels sont décrites plus en détail dans le fichier de renseignements personnels PPU 008 d’IRCC. Il est possible d’obtenir plus d’information à ce sujet en visitant le site Infosource ou en communiquant avec le Télécentre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. lnfosource est également accessible à partir des bibliothèques publiques du Canada.